ASPIC公式サービス【アスピック】

  • TOP
  • 特集記事
  • リモートワークの短期導入のために管理者が用意すべきツールとは?

リモートワークの短期導入のために管理者が用意すべきツールとは?

リモートワークの短期導入のために管理者が用意すべきツールとは?

2020-02-26

2020年2月頃から、新型コロナウィルスの感染拡大への懸念から一定期間のリモートワーク導入に踏み切る企業が増えてきました。ここでは、リモートワークを短期間で導入するために必要となるツールを、整備における注意点も含めてご紹介します。

目次

リモートワークとは?

リモートワークとは、オフィスや作業場など定められた場所にとらわれずに、自宅やシェアオフィスなど、自身で場所を決めて、そこで業務を行うことを指します。同義語として、テレワークや在宅勤務(在宅に限定した場合)とも呼ばれています。企業の運用ルールによっては、1週間すべてリモートワークでもOKとする企業と、週に何日は出社、それ以外はリモートワークをOKとする、のように、オフィスへの出社と組み合わせて実施するケースがあります。

これまでは、オフィス以外で作業しても生産性に影響のない業務や、柔軟な働き方を採り入れたい企業を中心に行われてきましたが、2020年1月以降に起きた新型コロナウィルスの感染拡大の懸念から、従来はリモートワークを行ってこなかった、あるいは一部に限定していた企業が、本格的に導入するようになりました。

 

リモートワークの導入に必要となるツール

リモートワーク導入時に最低限必要となることは、勤怠管理や経費精算などのバックオフィス面を除くと次の3点です。

  1. 社内メンバー・取引先・顧客とのコミュニケーションおよび情報共有を円滑化するためのツール
  2. 厳格なセキュリティポリシーにも対応した、社内システムへアクセスできるツール
  3. 従業員の健康や状況を効率的に把握できるツール

「1」はどの企業でも必要です。「2」はセキュリティポリシーを厳格に定めている企業に必要となります。「3」は従業員が数十人以上の、一定規模の企業に有効です(業務上、必須ではないが備えておきたいツール)。

バックオフィス面については、勤怠管理、経費精算や稟議申請ワークフローなどがクラウド化されており、社外からもアクセスできる状況であれば従来の運用通りで問題ありませんが、社外からアクセスできない場合は、「2」の社内システムへアクセスできるツールの利用を検討すべきでしょう。

 

リモートワーク導入に向けたツール整備の注意点

リモートワーク導入の前提になるのは、「業務用のPCの確保」と「社内システムへのアクセス」です。

まず、業務用のPCがないと始まりませんので、業務用PCを各人に貸与している場合は、その業務用PCを持ち出しOKにするか、あるいは個人が所有しているPCで業務をできるようにする必要があります。ただし、個人が所有しているPCは、社内システムにアクセスする際の認証方法や、ウィルス対策ソフトのインストール有無、OSやアプリケーションのアップデート状況など、業務利用にセキュリティ上で問題ないことが前提となりますので、なるべく利用を避けた方がよいでしょう。

業務用PCを持ち出しOKにするのであれば、セキュリティ対策の再確認とともに、情報漏洩が発生しないように、飲酒時には持ち歩かない、電車で置き忘れないように注意する、などの持ち出しルールの順守・徹底が必要です。

次に「社内システムへのアクセス」が行えるかです。PCログイン時の認証方法が、社外からでも認証サーバーにアクセスできるAzure Active Directoryなどであれば問題ありませんが、社内ネットワークからでないと認証できない場合は、認証サーバーと接続しなくてもログインできるようにする、あるいはPCのローカル環境にログインできるようにするなどの措置の検討が必要です。

また、ログイン後に、メーラー、チャットツールやファイルサーバーなどがクラウド化されている、あるいは社外ネットワークからでも接続できるのであれば問題ありませんが、業務アプリケーションに社外からアクセスできない場合で、日々の入力が必要な場合は、こちらも代替措置の検討が必要です。その代替手段としては、リモートアクセスツールが有効なので、後ろで詳しくご紹介します。

 

リモートワーク導入に必要なツール(コミュニケーション・情報共有面)

ここでは、PCの持ち出しができて、クラウドサービスの利用がセキュリティポリシー面で問題がない場合において、コミュニケーションや情報共有を行う上で必要となるリモートワークツールをご紹介します。

まず、Office 365やG Suiteなどのメールサービス(予定表・カレンダー含む)、Slack、Microsoft TeamsやChatworkなどのチャットツール、そしてファイル共有用に社内ファイルサーバーの代わりとなるオンラインストレージがあれば、基本的なコミュニケーションや情報共有には困らなくなります。

対面の打ち合わせは、オンラインでの打ち合わせに代わりますので、何らかのWeb会議ツールを利用することになります。チャットツールを導入済みであれば、日ごろチャットしている相手を通話先に設定できますのでチャットツールのSlackやMicrosoft TeamsのWeb会議機能をそのまま利用するのも手です。その他、G Suiteを利用しているのであれば、Google Hangouts Meet、無料で使いたい場合は、Skype、Zoom(無料プランのグループ通話は40分まで)あたりが候補になるでしょう。

Web会議ツールは、ツールによって参加可能な人数、録画機能、画面品質、画面共有機能などの違いがありますが、上記で挙げたツールはどれも最低限の参加可能人数、画面品質や画面共有機能を備えているので、実用面での支障はそれほどないでしょう。

なお、この中で「オンラインストレージ」に関しては、比較的未導入のケースもありますので、導入をこれから検討される方はこちらの記事をご参照ください。

法人向けオンラインストレージ11選!全社導入へのセキュリティや費用

無料サービスではセキュリティや運用管理の面で不安だから、法人向けオンラインストレージを用意したい方へ、企業への導入に必要なセキュリティ対策、予算感や主なサービス...

オンラインストレージ・ファイル共有サービス

また、情報共有の促進や、Web会議中のホワイトボード代わりとしては、社内WikiツールやGoogleドキュメントのようなリアルタイムで相互書き込みができるドキュメントツールがあると便利です。クラウド型のサービスは少人数からすぐに利用できますので、試しに使ってみるのもお勧めです。

社内Wikiツールについて詳しく知りたい方は、「社内wikiツールでナレッジ共有が加速。始め方と3つの社内浸透策」もご参照ください。

 

リモートワーク導入に必要なツール(社内システムへのアクセス面)

前項の通り、PCの持ち出しや、クラウドサービスの活用が十分できるのであれば、コミュニケーションや情報共有は円滑に行えますが、そうではない場合は、別の方法が必要です。

その手段の一つとして、「リモートアクセスツール」の活用が挙げられます。リモートアクセスツールは、社内のサーバーやPCに遠隔接続する方式のため、社内システムが社内ネットワークからでないとアクセスできない場合でも社内システムを利用できるようになります。社内システムを利用すればリモートワークに支障がない場合は、新たに情報共有ツールなどを入れる場合に比べて労力が少なくて済むというメリットもあります。

また、社内のサーバーやPCに遠隔接続した後は、作業用のPCに画像データとして画面を転送する方式であれば、作業用のPCにデータは残りませんので、万一のPC紛失やウィルス感染の影響もあまり受けないため、セキュリティ面でも安心です。

業務用のPCが持ち出せない場合でも、個人のPCにUSBキーを差し込めばすぐに利用できるツールもありますので、使い勝手のよいツールです。

ここでは、短期間で導入可能な主なリモートアクセスツールを3つご紹介します。

リモートアクセスの資料をダウンロード

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

Enterprise DaaS リモートアクセスオプション(NTTコミュニケーションズ株式会社)

リモートアクセスオプション_表紙

(出所:Enterprise DaaS リモートアクセスオプション公式Webサイト)

セキュリティに強みのある画面転送型のリモートアクセスツール。アクセス方法はUSBキータイプの他、アプリタイプも提供。社内PCの画面を作業用の端末に転送するのみのため、端末にデータを保存やダウンロードしないで利用でき、セキュリティ面で安心。また、プリントスクリーンによる画面キャプチャを禁止しており、情報漏洩防止に役立つ。通信はSSLとRDPで二重の暗号処理。USBキー個体認証、アプリによる端末の機体認証、パスワード認証などでなりすましを防止する仕組み。
料金は、1IDごとに、USBキータイプで「初期費用16,000円+月額1,500円」、アプリタイプで「初期費用なし+月額1,000円」。
※USBキータイプは現在販売を停止しております。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

詳細はこちら

moconavi(株式会社レコモット)

moconavi

(出所:moconavi公式Webサイト)

スピーディな導入が嬉しいリモートアクセスツール。スマートフォンには専用アプリをインストールするだけで、社内設備向けには、クラウド型の場合は、グループウェアなどに接続用ソフトウェアをインストールだけなので、クラウド型なら最短3営業日で導入できる。400社20万ユーザー以上の導入実績あり。社用や個人所有のスマートフォンなどから社内のグループウェアや各種クラウドサービスへ安全にアクセス。端末にデータを保存しない仕組みのため、個人所有の端末を利用する場合でも安全して利用できる。

多要素認証、AD認証、SAML認証、生体認証など、複数の認証方式に対応。SAMLやADダイレクト認証、デバイス認証に対応したmoconaviの launcher機能を活用し、すべてのアプリケーションにセキュアシングルサインオンが可能。

主要なグループウェアやクラウドストレージ、CRMやIP電話などの主要サービスと連携させることで、スマートフォンから利用できる。

  • 料金 お問合せ。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

詳細はこちら

OneOffice スマートコネクト(株式会社TOKAIコミュニケーションズ)

OneOffice スマートコネクト 表紙

(出所:OneOffice スマートコネクト公式Webサイト)

アプリタイプで画面転送型のリモートアクセスツール。日額従量課金制が特長。複雑な設定やネットワーク変更は要らず、社内PC側にソフトウェアをインストールし、社外端末側にアプリをインストールすることで、簡単に利用できる。画面転送型で、作業端末にデータを残さないためセキュリティ面でも安心。オフィスPCが電源OFF時でも遠隔起動できるため、予定外のリモートワーク時でも利用可能。モバイル機器における多段階認証、SSL暗号化通信等のセキュリティ対策はもちろん、オフィスPC画面をブランクスクリーンに設定し、操作中の画面を見られないようにすることも可能。
料金は、1アカウントごとに、初期費用3,000円+アカウント管理料100円/月+利用料100円/日(月額上限1.500円)。

詳細はこちら

Splashtop Business(スプラッシュトップ株式会社)

Splashtop Business 公式Webサイト

(出所:Splashtop Business公式Webサイト)

スピードに強みのあるリモートアクセスツール。1秒あたり30フレームでリアルタイムに高速描写する最新技術を採用している。SSL/AES 256での通信による高いセキュリティも安心。アプリのインストールのみで安定したリモート接続が可能となる。遠隔の書類を手元のプリンターで印刷できる、リモートプリント機能は急なリモートワークにも役立つ便利な機能。
料金は、1アカウントあたり、初期費用なしで、年額15,000円(ビジネス版)。

詳細はこちら

リモートアクセスツールの種類や選び方についてはこちらで詳しくご紹介しています。

テレワークを加速させるリモートアクセスツールの選び方。種類や違いは?

企業としてテレワークの推進が必要だが、インフラ整備の具体的な方法をお探しの方へ、リモートアクセスツールの種類や注意点、選び方、おすすめのツールなどをご紹介します...

リモートアクセス

 

リモートワーク導入に必要なツール(従業員の健康管理面)

万一、感染症が拡大して従業員の感染も懸念されるようになった場合は、社内での発生状況を迅速にかつ正確に把握するためにも、状況を集計できる仕組みが必要になります。社員数がそれほど多くなければ、チャットツールやメールでの集計も可能ですが、数十人以上の規模になると、どの部署の誰が大丈夫なのか、集計するだけでも大きな手間になっていますので、仕組みを用いた効率化がおすすめです。

このような用途に適したツールとしては、「安否確認システム」が挙げられます。安否確認システムでは、従業員やその家族に対して、状況を確認するメールを配信。従業員がそのメールをクリックしてWeb上で状況を入力すれば、その回答が自動的に集計されるので、呼びかけから集計までの手間が減ります。ここでは主な安否確認システムを2つご紹介します。

まとめて資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。

Biz安否確認/一斉通報(NTTコミュニケーションズ株式会社)

Biz安否確認/一斉通報 公式Webサイト

(出所:Biz安否確認/一斉通報公式Webサイト)

3.11でも稼働実績を持ち、震度7でも耐えうる、24時間365日監視の堅牢なデータセンターのため、有事の際でも確実な運用が可能な安否確認システム。災害時だけでなく、新型感染症の蔓延時などの従業員の健康状態把握に役立つ機能にも強みがあり、例えば一回の設定で毎日自動送信して健康状態の登録を要請する機能を用意。未回答者への自動再送信はもちろん、健康状態が芳しくない利用者への詳細報告の依頼なども可能。集計結果をCSV形式でダウンロードできる。家族内掲示板をオプションでつけることで、家族の安否確認も合わせて行える。数十IDから、数万IDまで、幅広い規模の企業に導入実績あり。スマートフォンアプリ対応。
料金は、初期費用100,000円~ + 基本使用料10,000円~/月 + サービス使用料20円~/ID。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。


詳細はこちら

安否コール(株式会社アドテクニカ)

安否コール_公式Webサイト

(出所:安否コールWebサイト)

簡単操作で日程調整や出欠確認など、普段使いできる点も強みの安否確認システム。導入実績は1,000社以上。災害時の自動配信、回答情報の自動集計といった基本機能はもちろんのこと、未回答者への自動再配信や掲示板を通じた被災状況の共有や指示伝達なども行える。ID・パスワードが不要な点も特長で、そのため管理の手間が軽減されるほか、メールアドレス不要で携帯電話番号さえあれば登録可能といった導入時・利用時の手軽さにも定評がある。1画面だけの簡単な操作ステップで、緊急時だけでなく日程調整や出欠確認など、日常の連絡手段としても利用でき、高い操作性も人気。
料金は、100名までは月額15,000円。家族の安否機能は標準料金内で利用可能。

今すぐ資料をダウンロードする(無料)

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、
資料をダウンロードしてください。


詳細はこちら

安否確認システムの選び方についてはこちらの記事もご参照ください。

【比較表】安否確認システム比較13選!導入メリットとBCP対策のポイント

目次 安否確認システムとは? 安否確認システムの導入メリット 安否確認システムの主な機能 BCP対策として安否確認で取り組むべき...

安否確認サービス

 

まとめ

リモートワーク導入に向けては、社内メンバー・取引先・顧客とのコミュニケーションや情報共有を円滑化するためのツール、社内システムへアクセスできるツール、従業員の健康や状況を効率的に把握できるツールの活用が有効です。

日頃一部でもリモートワークを導入していればスムーズに進みますが、これまで社内での執務を前提としていた場合は、社内情報やシステムへのアクセス手段やPCの持ち出しからルール決めが必要になります。

本記事執筆時(2020年2月)は新型コロナウィルスへの対応からリモートワーク導入の関心が特に高まっている時期ですが、このような一時的な危機に対応するだけでなく、働き方改革や生産性向上の手段としても恒常的に取り組むべきテーマであると考えますので、それらの推進の一助になれば幸いです。

インタビューはこちら。

Enterprise DaaS リモートアクセスオプション

Enterprise DaaS リモートアクセスオプション

外出先のPCやタブレットで会社のWindowsPCをセキュアに遠隔操作できるサービスです。メールチェックやWord・Excel等のOffice作業、社内システム...

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

Biz安否確認/一斉通報|インタビュー掲載

Biz安否確認/一斉通報|インタビュー掲載

NTTコミュニケーションズの「Biz安否確認/一斉通報」は、大規模自然災害発生時に、社員の安否状況等を迅速かつ確実に収集・集計するサービスです。...

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

安否コール|【グッドデザイン賞を受賞!】上場企業をはじめ1,000社以上の導入実績!!

安否コール|【グッドデザイン賞を受賞!】上場企業をはじめ1,000社以上の導入実績!!

「ASPIC IoT・AI・クラウドアワード」「グッドデザイン賞」受賞。1,000社以上の導入実績を持つ安否確認システムです。災害時の自動配信、回答情報の自動集...

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

moconavi(モコナビ)|インタビュー掲載

moconavi(モコナビ)|インタビュー掲載

会社支給や個人所有のスマートフォンなどから社内のグループウェアや各種クラウドサービスへ安全にアクセスするためのリモートアクセスサービスです。端末にデータが残らな...

利用規約プライバシーポリシーに同意の上、資料をダウンロードしてください。

このページの内容をシェアする

  • Facebook
  • Twitter
  • LINE
TOPへ戻る

資料ダウンロードフォーム

1分で簡単登録。無料

入力フォームはこちら

登録済みの方はこちら

パスワード再発行

アスピックご利用のメールアドレスを入力ください。
パスワード再発行手続きのメールをお送りします。

アンケートにご回答ください。

サービスの導入検討状況を教えてください。

資料請求後にサービス提供会社、弊社よりご案内を差し上げる場合があります。利用規約とプライバシーポリシーに同意の上、ダウンロードいただきます。

ご回答ありがとうとございます。

ご登録いただいているメールアドレスにダウンロードURLをお送りしています。ご確認ください。

CLOSE