最終更新日:2020-01-27
画像データにとどまらず、動画や音声などの様々なコンテンツに関し、数も種類もサイズも利用頻度も増えていく一方で、さらにデータの受け渡し先も増加しており、管理の手間に追われてお困りの方へ、大きな助けとなるクラウドコンテンツ管理サービスの導入メリットや種類、活用方法、おすすめサービスなどをご紹介します。 データの保管も受け渡しもクラウド上で行うことで、煩雑な管理から解放され、ミスも防ぐことができ、本来やりたいことに集中できる環境を整えることができます。
コンテンツ管理とは、Webサイトや販促媒体などで利用する画像や動画などのデジタルデータを一つの場所に蓄積し、必要な時に取り出しやすくすること、そしてそれを実現するためのサービスを指します。コンテンツ管理のサービスは、デジタルアセット管理システム（DAM）とも呼ばれています。
単に一か所にまとめて管理するだけでなく、デジタルデータならではの特色を生かし、見つけやすくするために検索性の向上や、使用期限を過ぎたものを誤って利用しないようダウンロードの制限をするなど、様々な工夫を組み合わせた仕組みとなっています。
また、保管場所は一つのハードディスクや社内サーバー上ではなく、他の人との共有のしやすさを重視し、クラウド上に管理することにより、関係者が必要に応じて自身でコンテンツを選び、ダウンロード・アップロードできる環境を実現します。
また、クラウド上のデータを更新すると、ECサイト等でのデータも連動して自動的に更新される、といった機能を持つものもあり、サイト管理において大きな手助けになってくれるのは間違いありません。
既存の管理方法だと、社内（販促に利用したい部署など）や社外（コンテンツ作成時であれば制作会社や広告代理店、印刷会社。キャンペーン展開時であれば、各地の販売代理店など）からデータ管理者のもとへ、データを利用したい旨が寄せられ、依頼に応じてその都度コンテンツを選び、メール添付やファイル共有サービス、あるいはCDデータなどで受け渡しが必要でした。販促物などの制作過程においては、動画や画像などのデジタルデータが多く、特に制作関係者が多数参加する場合は、コンテンツを共有するのにも大変で、煩雑な作業となっていました。そこで、共有や管理の手間を大きく減らし、さらにミスをも減らすことができる、クラウドコンテンツ管理の仕組みが求められており、今後もますます注目されていく分野のサービスと言えます。
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クラウドコンテンツ管理サービスを利用することで、手間やミスを減らせる、と述べましたが、まずは現状のやり方においてどのような負荷がかかっていてどういったミスが起こりうるのかを確認しておきましょう。ここでネット通販のますますの拡大などを背景に、規模が膨らみ続けているECサイトなどでの商品の画像管理を例に、具体的に見ていきます。
商品の販売において、自社サイトのみでなく、複数のECサイトで販売している場合が一般的です。特に、サイトごとに指定の写真サイズやフォーマットがまちまちといったことも少なくありません。ECサイトにおいて多数の商品を抱えている場合や、複数のECサイトを運営している場合、商品画像を修正して入れ替える場合や、キャッチコピー文を更新して全て入れ替えるといった際に、一つ一つ更新するのは大変な手間になります。
前述のとおり、自身でのデータの入れ替えも大変ですが、他者に依頼している場合も同様に大きな手間となっています。例えば、Webサイト、カタログやパンフレットなどの販促媒体を制作会社や広告代理店に依頼する場合、先方の要望に応じて都度送付しなければならないため、送付の手間が生じます。簡単な登録や画像差し替え作業をクラウドワーカーなどに依頼する場合も、いちいちデータを渡す必要が生じてしまいます。
登録や更新作業に関し、社内で行う場合でも、制作会社や代理店、あるいはクラウドワーカーなどの個人へ外注する場合でも、どうしても手動での登録・修正作業となるため、登録間違えや修正間違いが発生する可能性があります。その場合、そこだけ古い商品画像・キャッチコピーや終了したキャンペーン情報が掲載されたままになってしまう、ということが起こってしまいます。
そのようなミスが多発してしまうと、この会社は大丈夫なのか、とユーザーが不安に思い、ブランド毀損につながってしまうこともあり得ますし、万が一ミスの内容が商品の金額であった場合は、そのまま売り上げの低下などに直結してしまい、大きなトラブルとなるのは間違いありません。
担当者が個別に管理・送付する場合、多くの手間が生じ、ミスにもつながりやすいという現状のやり方と比べ、クラウドコンテンツ管理サービスを利用すると便利になりそうなことが分かりましたが、具体的に日々の業務にどのような変化が見られるのでしょうか。クラウドコンテンツ管理サービスを導入した際のメリットを5点ご紹介します。
ECサイト等を運営している場合においての、クラウドコンテンツ管理サービス導入の一番のメリットは、更新作業の負担が減る、といった点と言えます。
CMS連携機能と呼ばれるその機能をもつサービスを利用することで、クラウドコンテンツ管理サービス内のマスタ情報であるデータを更新すると、連動してそのデータを利用する他の個所へ自動で反映されるため、一つ一つ更新する必要がない、といった仕組みです。画像だけでなく、金額や商品情報、キャッチコピーといった付随したデータを、コンテンツ管理システムからあらかじめ連携しておいたCMSへ流し込むため、自社サイトやECサイト、SNSページなどの情報が自動的に更新されるのです。
この機能を利用するには、CMS機能を持つコンテンツ管理サービスを選ぶ必要があり、さらにそれに対応しているCMSを利用していること、が必須条件となります。しかし、業務的に大きな変化が期待できますし、それに伴い、社内の人件費や外注費を減らせる可能性も高いため、コンテンツ管理サービスの導入を決める要因となり得る、便利な機能と言えます。
コンテンツ管理サービス上でデータを管理するようになると、社内・社外の利用したい人が自身でコンテンツを探し、利用できるようになります。コンテンツ管理担当者がその都度依頼され、要望に応じる必要がなくなるため、「探す」「送る」といった作業がなくなります。
社内外の様々な人がアクセスできる、と聞くとセキュリティ面で不安に思う方もいらっしゃるかもしれませんが、コンテンツ管理サービスではユーザー毎にどこまでコンテンツを操作・アクセスできるか権限設定ができるため、正しく設定することで心配要りません。決してむやみやたらと大勢の人がシステムをいじるわけではなく、例えばアカウントを持たない相手にはURLを送り、そのURLクリックすると、あらかじめ設定しておいた操作（ダウンロード・アップロード・閲覧）ができる、といった使い方をしてもらえば安心です。
操作ログやアクセスログの管理もできるため、万が一誰かがおかしな操作をしてしまった際の原因究明にも役立ちます。
コンテンツ管理サービス上では、データ利用における注意点をも共有することができるため、利用においてのミスやトラブルを減らすことができるようになります。具体的には、肖像権情報や使用可能期限などの情報を付与した「著作権情報管理機能」や、使用可能期限やダウンロード制限の自動化を設定した「ダウンロードコントロール機能」を利用し、細かな利用制限や使用期限の設定ができるため、誤って利用される、勝手に利用される、といったことがなくなるからです。
古いコンテンツが表示された、利用可能期限が過ぎたコンテンツを使っていた、配布ツールでの利用NGの人物写真を使って配布してしまった、などのミスをなくすために、担当者が細かく気にして神経をすり減らすのではなく、システムの力に頼ってしまうのがおすすめです。
今までコンテンツ管理者は、自ら編集をしない場合でも、確認のためだけにAdobe Illustorator、PhotoshopやInDesignなどの画像編集ソフトのライセンスを購入しなくてはいけませんでしたが、プレビュー機能を持つクラウドコンテンツ管理サービスを導入することで不要になります。
プレビュー表示で仕上がりを確認できるだけでなく、画像のサイズ変更やフォーマット変更、トリミング、動画の切り出しなど、多少の編集まで行えるものもあり、活用の幅が広がります。
クラウドコンテンツ管理サービスは、社内サーバーやハードディスクに保管する場合と比較し、クラウドに保存するため、トラブル時や災害時等のデータ紛失のリスクを減らすことができます。セキュリティ対策としても、BCP対策としても、クラウドは有効なため、もし現在バックアップが万全でない環境で保管をしているなら、後回しにせずにすぐに手を付けるべきです。
以上のように、クラウドコンテンツ管理サービスを導入することで、「更新作業の負担」「共有作業」「ミス」「ライセンス費用」「紛失リスク」と5つのポイントについて減らせることが分かりました。工数もリスクもコストも減らせるということが、自社にとって具体的にどのくらいのインパクトになるか、試算してみるのもよいでしょう。
ここで、クラウド上でコンテンツを管理できるサービスについて、種類を確認しておきましょう。クラウドでコンテンツを管理するサービスとしては、「ファイル共有サービス」、「デジタルアセット管理システム」、「コンテンツ管理システム（CMS）」の３つが挙げられます。
まず、「ファイル共有サービス」は（オンラインストレージ・クラウドストレージとも呼ばれる）、社内文書や提案資料などの一般的なビジネス文書から、販促制作向けの画像・動画データまで汎用的に幅広い用途で利用されており、国内外問わず多くのサービスが提供されています。ただし、コンテンツ制作専用ではないので、前述のようなコンテンツ管理に便利な機能、例えばコンテンツの一括更新、コンテンツの検索機能や利用期限管理などには対応していないことが多いです。
サービスの種類・数は豊富で、一見安価に見えるサービスもありますが、動画データのような大容量データを多く取り扱う場合は、速度（大容量ファイルの取り扱い時でも遅くないか）、料金（容量の上限を超えた場合のオプション料金）について注意して選ぶ必要があります。
次に、「コンテンツ管理システム（CMS）」は、WordPressに代表されるように、Webサイトの記事を更新・管理していくのに適したシステムが多いです。画像や動画などのコンテンツ管理向けではないので、商品画像管理などにも不向きです。
そのため、商品画像管理を効率化するクラウドコンテンツ管理サービスとしては、「デジタルアセット管理システム」を前提に考えるとよいでしょう。
実際に、既にご紹介したような「ダウンロードコントロール機能」や「著作権管理機能」、「CMS連携機能」などを持ち合わせているのはデジタルアセット管理システムであり、画像や動画等の膨大なコンテンツを管理する場合に一番の選択肢を言えます。
それでは、コンテンツ管理サービス（デジタルアセット管理システム）を活用したコンテンツ管理の方法について、具体的に3点見ていきましょう。どれも使うと便利で、一般的に工数もリスクも減らせる機能です。ただ、利用の用途や頻度、量によって必ずしも全ての企業において必須なわけではないため、どの機能・方法を活用するのか、自社のコンテンツ管理の環境を見据え、サービス選びの指針とすべきです。
利用しているCMSと連携することで、クラウドコンテンツ管理サービス内のマスタのデータを更新すると、CMSを通して自動で各所のコンテンツが更新される機能です。商品数は少なくても、多数のECサイトへ登録している、あるいはECサイトは限定的だが、とにかく商品数が多い、またECサイトも商品数も多くはないが、手作業では間に合わないくらい更新頻度が高い、などといった場合には、導入することで大きな変化を感じられるでしょう。ECサイトの他、SNSなどのチャネルが多い場合にも有効です。利用するには、コンテンツ受け渡しのためのシステム連携が必要なため、対応範囲かの確認が必要です。
コンテンツ制作時のワークフローに組み込んでしまうことで、制作の初期段階から途中経過、最終確認、決定（掲載指示、印刷指示など）を全てクラウドコンテンツ管理サービス上で行うことが可能です。その都度メールなどでやり取りする必要がなくなるため、商品点数や運用するECサイトが複数あるような規模、あるいはコンテンツ作成に大勢が関わる場合などであれば向いています。
ただし、ファイル共有サービスに比べて安価なシステムではないため、単なるコンテンツ管理だけでなく、Webサイト運用や販促物などの制作ワークフローの効率化を見据えて利用するとよいです。例えば、制作過程において、最初はこの人に確認をとるためにこれを見せて、承認後はこの人にこれを見せて、などのワークフローがあると、それをシステム化できるので、人がいちいち介在しなくても業務が進むようになり、大きな効果が期待できます。
データのサイズや種類、数は多いが、いつも決まった広告代理店の特定の担当者とだけやり取りする、といった場合は必ずしもこれに当てはめる必要はありません。
コンテンツの利用期限やダウンロード方法にルールを適用し、利用ミスを減らすためには、「著作権情報管理機能」や「ダウンロードコントロール機能」などの機能に頼るのが得策です。例えば、人物写真などのコンテンツの”WebのみOK” ”配布ツールへの使用はNG”などの細かい使用規定は、コンテンツ管理者以外には把握が難しいため、コンテンツ共有の面で自由度を効かせる場合は、ルールの徹底は必要になるからです。かといって、別にExcelファイルを作り、ここにルールを書いてあるから見てください、と伝えてもなかなか周知は難しいものです。ぜひシステムの機能を活かし、期限切れや対象外のコンテンツを誤って利用されたり、勝手に利用されたりしないよう、しっかりと管理できるようにすると安心です。
社内外との効率的な共有に役立つおすすめのコンテンツ管理サービスをご紹介します。
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（出所：CIERTO公式Webサイト）
コンテンツ制作分野に特化して20年以上取り組んできた同社が実績やノウハウを活かして開発したクラウドコンテンツ管理サービス（デジタルアセット管理システム）。コンテンツデータの一元管理はもちろん、画像編集ソフトを持たずとも閲覧や簡単な編集ができ、また承認フローが自在に設定できワークフローとして導入しやすい点などが人気。著作権管理やダウンロードコントロール、オートメーション等、コンテンツ共有に関する機能が豊富。ログインアカウントを持たないゲストユーザーには有効期限つきの共有用URLを通知することで、ダウンロード・アップロード・閲覧など共有可能。WebCMS「HeartCore」とのCMS連携が可能。
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（出所：IMAGE WORKS公式Webサイト）
コンテンツの企画、制作時の大容量データの共有をはじめ、完成成果物の一元管理、データ活用、配信、アーカイブ、 廃棄まで管理できるクラウドコンテンツ管理サービス（デジタルアセット管理システム）。1ファイル最大60GBの大容量データも共有・送受信できる。AIが対象画像を分析して類似画像を自動で抽出する「類似画像検索」機能を搭載し、100項目を超えるファイル属性情報（メタ情報）から、業務・用途に合わせた検索・表示項目を自由に作成できる。ユーザーは欲しいファイルを自社独自のデータベースからフリーワードや絞り込み検索ですぐに探し出すことが可能。セキュリティ対策面でも、ウイルスチェック、整合性チェック、通信暗号化、暗号化保存、多層化・多重化によるデータ保存、IPSによる不正アクセス・侵入遮断等、機能が充実。
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（出所：OpenText Media Management公式Webサイト）
管理系などの各種ソフトウェア等を提供している、カナダ企業が運営するクラウドコンテンツ管理サービス（デジタルアセット管理システム）。グローバル規模の企業にも対応できる拡張性を備え、画像、ビデオだけでなく、アニメーションやポッドキャストなど、リッチメディア資産の整理や保存、配信に利用できる。モバイルメディア管理アプリを利用することで、スマホでも管理できる。保留中のタスクはアラート通知が送信され、モバイルデバイスを数回タップするだけで、デジタル資産に関する承認が実行されるといった手軽さ、ワークフローのスムーズさも人気。AI 画像/ビデオ分析ツールを利用して、人物の顔や年齢、性別、各種説明文、色、OCRからの情報や見出しやタイトルによって画像を特定できるように、素早く適切な画像を発見するための自動タグ付け機能がある。
（出所：Adobe Experience Manager Assets公式Webサイト）
PDFやPhotoshop、InDesign、Illustratorで有名なAdobeの提供するクラウドコンテンツ管理サービス（デジタルアセット管理システム）。Asset Link機能を使用することで、Adobe Experience Manager Assetsに保管されているあらゆるデジタルコンテンツをPhotoshop CCやIllustrator CC、InDesign CCから直接、デザイン、編集、レビュー、承認できる点が強みである。Adobeの人工知能と機械学習のエンジンであるAdobe Senseiを活用して、すばやい検索が可能。AIやインテリジェントテクノロジーを活用して、異なるチャネルやスクリーンに合わせてデジタルコンテンツを作成、配信するための作業を自動化できる。
デジタルコンテンツの管理において、工数もリスクも減らすことができる、クラウドコンテンツ管理システムの導入メリットや種類、活用方法、おすすめサービスなどをご紹介しました。メディア露出において、贔屓の広告代理店に全てを任せて、パンフレットや広告掲載、CMが主流の時代はとっくに終わり、複数チャネルでのSNS展開、ECサイト、WEB広告、メルマガ広告など、数えきれないほどの販路、販促経路が取られており、今後もさらに加速すると見られているため、クラウドコンテンツ管理サービス（デジタルアセット管理システム）はますます利用が拡大されるであろう、注目のサービスです。
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IMAGE WORKS（イメージワークス）｜インタビュー掲載
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