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デジタルアセット管理システム6選と4つの導入効果や活用策

デジタルアセット管理システム6選と4つの導入効果や活用策

最終更新日:2020-09-22

画像、動画、音声等の膨大なデータの管理に追われてお困りの方へ、デジタルアセット管理システムの必要性、導入効果、活用のポイント、おすすめサービスなどをご紹介します。 デジタルアセット管理システムを利用すれば、社内のあちこちに散らばったまま大量のデータを企業の資産としてきちんと管理することができて安心なだけでなく、社内外とのデータのやり取りもスムーズになるため、管理者の負担を減らすこともできます。今後ますますデジタルデータの増加、多様化が予想される今、注目のサービスです。

目次

デジタルアセット管理(DAM)システムとは?

デジタルアセット管理システムとは、画像や動画、音声などのデジタルデータを一元管理し、社内外の関係者同士でのオンラインでの共有が可能なクラウド型サービスです。デジタル資産管理システム、あるいはデジタルアセットマネジメント(DAM)システムと呼ばれることもあります。

ただ一か所にまとめて管理者が楽になるだけでなく、今までメール添付やオンラインストレージでの共有、CDに書き込んでの受け渡しなどを行っていた手間が減り、デジタルアセット管理システム上でスムーズに共有できるようになります。

また、例えばあらかじめ設定して各ECサイトに合わせた画像変換や出力を行ったり、CMSと連携しておくことでマスタを変えるだけで常に最新の情報に保たれるようになったり、デジタルアセット管理システムの機能を利用して各媒体への展開のスピードアップを図ることも可能です。

そして何より、データに紐づいた許諾情報を適切に管理することで、不正な利用や誤使用を防ぎ、企業ブランディングの強化が期待できます。

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デジタルアセット管理システムの必要性とその背景

デジタルアセット管理システムが便利そうなことは分かりましたが、コストをかけてまでシステムの導入に踏み切るべきなのでしょうか。今まで何とか回っていたので、とりあえず既存のフォルダやオンラインストレージを整備する程度で今後も乗り切っていけるならそうしたいとお考えの方も多いでしょう。しかしデジタルデータをめぐる環境は確実に拡大・複雑化が予想されます。その要因を3点見ておきましょう。

  • 販促や販売のチャネルなどの多様化

まず販促や販売におけるチャネルの多様化、複雑化が挙げられます。

販促においては、紙媒体の広告、カタログ、チラシだけでなく、ネット広告、メール広告、アプリやSNSなどの利用も一般的になり、そこでも広告素材として画像や動画などを含むデジタルデータが必要になっています。

販売チャネルでは、代理店や店舗への素材提供だけでなく、複数のECサイト、自社販売のWebサイト等でも必要になりました。

デジタル素材を渡したり、管理したりする相手先が増えており、受け渡しの機会が増加しただけでなく、それぞれに合ったサイズや形式のデータを用意する必要があるため、複雑化も進んでいます。

  • 商品開発サイクルの短期化

次の要因としては、商品開発サイクルの短期化が挙げられます。SNS等の一般化でユーザーの情報量が増え、新商品を投入する場合も、これまでよりも短期間で開発・販売することが求められており、それに応じて、販促プランの策定やプロモーションの実施をよりスピーディーに行う必要があります。大量の素材データの中から探すことや、相手への受け渡しに手間取っていると、競合に先を越されてしまいます。

  • 業務委託先の多様化

最後に、業務委託先の多様化が挙げられます。かつては広告代理店一社に任せて、そこに素材を渡しておけば大丈夫といったケースも多かったかもしれません。しかし最近は得意領域によって取引先を使い分ける場合や、社内業務を社員でなくアウトソーシングする場合、など業務委託先が多様化する流れにあります。例えば気が遠くなるようなECサイトへの商品の登録・出品作業は、クラウドソーシングの在宅・未経験者向けの仕事として、需要も供給も多く飛び交っています。

 

以上の3つの要因を背景に、デジタルデータの管理・共有は非常にボリューミーで煩雑な業務になっています。今後もこれらの要因は拡大が予想されるため、企業としてはデジタルデータの適切な管理が求められており、そのような中、コストをかけてでもデジタルアセット管理システムの導入は、管理・共有を手軽に実現できるソリューションとして期待されています。

 

デジタルアセット管理システムの4つの導入効果

デジタルアセット管理システム導入の必要性が分かりましたが、実際に導入することで業務にどのような変化があるのでしょうか。デジタルアセット管理システムの導入効果を4つご紹介します。

1.制作工程における業務時間の削減

まずイメージしやすい導入メリットとして、データ受け渡しの時間短縮が挙げられます。デジタルアセット管理システム上で簡単にコンテンツを入手できるようになるからです。受け渡しの相手は社内も社外も、どちらの場合でも大きな効果が見込まれます。

社外の例では、全国に代理店や提携店舗がある場合、キャンペーンなどの都度、最新版のコンテンツを配布する、もしくは要望に応じて素材を提供するとなると、受け渡し作業だけでも大きな負担となっています。各店舗の担当者がデジタルデータの扱いに慣れているとも限らないため、利用方法の説明に追われてしまう他、また上手く入手できずに利用をあきらめてしまう店舗もあり得ます。

せっかくキャンペーンをしても展開してもらえない、古いコンテンツのまま更新されない、という最悪の結果を避けるためにも、配る側の手間の削減だけでなく、受け取る側にとっても手軽に利用できるシステムが望ましいです。面倒なログインや複雑な操作を必要とせず、アカウントを持たない相手にも、ダウンロード用のURLを送るだけで共有できるタイプだと簡単です。

社内においては、アクセス権限の限られたファイルサーバーでコンテンツが管理されていると、例えば営業等の部署から「◯◯のような画像が欲しい」という曖昧な依頼が広報等のデータ管理担当者へ寄せられ、該当しそうな画像を探してフォーマットを変換してから共有する、といった方法をとることになります。時間も手間もかかり、また希望していたものとのズレもあり得ます。

しかし、デジタルアセット管理システムを導入し、社内の誰でもがWebブラウザ上で自分の求めるコンテンツを検索・閲覧でき、簡単操作でファイル形式を変換し、入手まで行えるようになると、業務スピードが格段にアップします。管理担当者の負担が減るだけでなく、様々なコンテンツの存在を知ることで販促や営業活動においての新たな活用方法を考え浮かぶといったメリットもあるかもしれません。

また、オートメーション機能を利用することで、定型業務から解放され、効率化が図れます。具体的には、アップロードや値変更、といったファイル操作作業をトリガーにして、データのコピーやフォルダ移動、関係者へのメール通知など様々な作業を自動化できます。

2.媒体運営業務の効率化

2番目に挙げられるメリットは、メディアやECサイト等、様々な媒体の運営・管理が効率化される点です。例えば、一つの製品のキャッチコピーや価格を変えるとなると、画像や商品情報を差し替えなければならず、ECサイトを複数運営している場合は全てのサイトを一つ一つ変更する必要があり、煩雑な作業になっていました。前述のように、在宅のクラウドワーカーなどに外注するケースも多いはずです。

しかし、CMS連携機能を持ったデジタルアセット管理システムを導入することで、システム上で管理されている商品写真・商品情報・キャッチコピーなどのマスタ情報をCMSに流し込んでコンテンツを制作することが可能に、つまりデジタルアセット管理システム上のマスタ情報を書き換えるだけで、ECサイトやカタログ上の情報が連動して自動的に最新の情報に差し替えることができるようになります。

この仕組みを実現することにより、差替え作業や校正を行う必要がなくなり、手間が大きく削減されると同時に、古い情報が残ったまま、といった懸念もなくなります。外注していた場合は、そこにかかるコストや依頼のやり取りを全てカットできるため、大幅な効率アップと言えます。

3.ソフトウェアライセンス費用の抑制

次にAdobe Illustorator、PhotoshopやInDesignなどの専用アプリケーションのライセンス費用を抑えられる点もメリットと言えます。コンテンツ制作過程において、販促担当者は、コンテンツを編集しないのに、制作に利用する素材や制作物を確認するために、画像編集ソフトのライセンスを購入して閲覧する必要がありました。

しかし、できあがりイメージを確認する目的のみで購入するのはもったいないですし、購入を避けるために、制作会社に依頼して、都度PDFに変換して送付してもらう、という手もありますが、その手間は結果的に費用として上乗せされてしまいます。

デジタルアセット管理システムでは、プレビュー表示で仕上がりを確認できるのはもちろんのこと、画像のサイズ変更やフォーマット変更、トリミング、動画の切り出しなど、多少の編集まで行えるものもあるので、わざわざライセンスを購入する必要がなくなります。ただコストを抑えるだけでなく、工数削減にも一役買ってくれるのです。

4.ブランド毀損の防止・コンプライアンスの強化

デジタルアセット管理システム導入のメリットの4つ目として挙げられるのは、企業ブランディングの強化の点です。

万が一データの差し替えでミスをしてしまい、Webサイトやカタログに新旧の情報が混じってしまうと、企業の信頼性やブランドイメージへも影響してしまいます。また、管理担当者の手間を省くために、社内で自由に使えるようにしてしまうと、人物写真などのコンテンツには”WebのみOK” ”配布ツールへの使用はNG”など細かい使用規定があるにも関わらず、守られないという懸念もあります。管理者がしっかりやっていたとしても、誤って使用期限の切れた画像をうっかり使い続けるというリスクもあります。

これらのトラブルはデジタルアセット管理システムの各機能を利用することで回避できるようになります。前述の「CMS連携機能」を使えば、古いデータが残ることなく、自動で連携して差し替えができるようになりますし、「著作権情報管理機能」や「ダウンロードコントロール機能」を利用すれば、細かな利用制限や使用期限の設定ができるため、誤って利用される、勝手に利用される、といったことがなくなります。

 

デジタルアセット管理システムの活用のポイント

デジタルアセット管理システムを導入することで、多くのメリットがあり、日々の業務に嬉しい変化が生まれることが分かりましたが、実際に導入するとなると、どのような点に注意したらよいのでしょうか。通常のオンラインストレージと変わらない使い方ではもったいないため、活用のポイントを2点見ておきましょう。

制作フローに合わせた利用

販促コンテンツ一つ制作する場合でも、デジタルアセット管理システム上で共有することで、データの入稿から共有、修正指示、承認、配信まで、媒体制作における全工程をオンラインで進行できるようになります。その際の承認フローや閲覧の権限など、制作フローごとに必要な使い方があります。その場合、既存の制作フローに合わせるか、もしくは、デジタルアセット管理システムでできることに合わせた制作フローにするのかの見直しが必要となります。

予算があるなら、それができるコンサルティングを含めて導入時に依頼するとよいでしょう。予算も手間もかけられない場合は、制作フロー全工程ではなく、特定の工程で利用するなど、使いどころだけは決めてスモールスタートした方がよいでしょう。

関係者の巻き込み

デジタルアセット管理システムは共有するツールであるため、関係者が皆で使ってこそ価値が発揮されます。関係者が社内外に多い中でも、全員がデジタルアセット管理システムを使う必要があります。一人でも別ツールで管理したい、従来通りメールで受け渡しがよい、別のオンラインストレージで受け取りたい、などといった人を許容してしまうと、せっかくの導入効果が大きく損なわれてしまいます。中途半端に別のやり方を認めず、皆に使ってもらうことこそが最大限活用できるコツです。

そのためにも、頻繁に使う管理者はもちろんのこと、たまにしか利用しない人にとっても、アクセス・操作しやすいタイプがよいでしょう。ログイン不要で、アカウントがなくてもURLをクリックするだけでダウンロード・アップロード・閲覧が一時的にできるような簡単な仕組みのシステムを選べば、店舗などの忙しい現場の人でも、誰でも気軽に利用してくれるはずです。

 

主なデジタルアセット管理システム

社内外とのスムーズな共有に役立つ、おすすめのデジタルアセット管理システムをご紹介します。

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CIERTO(株式会社ビジュアル・プロセッシング・ジャパン)

CIERTO

(出所:CIERTO公式Webサイト)

コンテンツ制作分野に特化して20年以上取り組んできた同社が実績やノウハウを活かして開発したデジタルアセット管理システム。一元管理はもちろんのこと、画像編集ソフトを持たずとも閲覧や簡単な編集ができる点、承認フローが自在に設定できる点などに強みあり。著作権管理やダウンロードコントロール、オートメーション等、機能豊富。ログインアカウントを持たないゲストユーザーに対して有効期限つきの共有用のURLを通知して共有可能。WebCMS「HeartCore」とのCMS連携可能。

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IMAGE WORKS(富士フイルムイメージングシステムズ株式会社)

image works

(出所:IMAGE WORKS公式Webサイト)

コンテンツの企画、制作時の大容量、重要データの共有から、完成成果物の一元管理、データ活用、配信、アーカイブ、 廃棄まで管理できるデジタルアセット管理システム。AIが対象画像を分析し類似画像を自動で抽出する「類似画像検索」機能も搭載しており、100項目を超えるファイル属性情報(メタ情報)から、業務・用途に合わせた検索・表示項目を自由に作成。ユーザーは、欲しいファイルを貴社独自のデータベースからフリーワードや絞り込み検索で、すぐに探し出すことが可能。1ファイル最大60GBの大容量データも共有・送受信できる。通信暗号化、暗号化保存、多層化・多重化によるデータ保存、IPSによる不正アクセス・侵入遮断、ウイルスチェック、整合性チェック等、セキュリティ面でも安心。

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OpenText Media Management(Open Text Corporation)

OpenText Media Management

(出所:OpenText Media Management公式Webサイト)

管理などのソフトウェア等各種を提供しているカナダの企業が提供するデジタルアセット管理システム。グローバル規模の企業にも対応できる拡張性を備えており、画像、ビデオ、アニメーション、ポッドキャストなどリッチメディア資産の整理、保存、配信に役立つ。モバイルメディア管理アプリを利用し、スマホでも管理可能。保留中のタスクは通知のアラートが送られ、モバイルデバイスを数回タップするだけで、デジタル資産に関する承認が実行される。AI 画像/ビデオ分析ツールを利用し、人物の顔や年齢、性別、各種説明文、色、OCRからの情報、見出しやタイトルによって画像を特定できるように、素早く適切な画像を発見するための自動タグ付け機能あり。

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Adobe Experience Manager Assets(Adobe)

Adobe Experience Manager Assets

(出所:Adobe Experience Manager Assets公式Webサイト)

PDFやPhotoshop、InDesign、Illustratorで有名なAdobeの提供するデジタルアセット管理システム。Asset Linkを使用すれば、Adobe Experience Manager Assetsに保管されているあらゆるアセットをPhotoshop CCやIllustrator CC、InDesign CCから直接、デザイン、編集、レビュー、承認できる点が強み。アドビの人工知能と機械学習のエンジンであるAdobe Senseiを活用し、すばやく検索できる。人工知能(AI)やインテリジェントテクノロジーを活用し、異なるチャネルやスクリーンに合わせてアセットを作成、配信するための作業を自動化。

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Sitecore Digital Asset Management(Sitecore社)

Sitecore Digital Asset Management

(出所:Sitecore Digital Asset Management公式Webサイト)

ドラッグ&ドロップの直感的操作で利用できるデジタルアセット管理システム。画像、動画、レイアウト、その他のファイル形式を、利用中のブラウザ上でプレビューでき、ファイルを一括で編集、ダウンロード、削除、セキュリティ保護されたリンクを外部ユーザーに共有するなどできる。著作権管理にも強みを持ち、コンテンツの著作権状況をしっかり文書化することで、使用許諾のルールを自動化し、手作業を減らすことが可能。複雑なメタデータもタグ付けおよび分類して管理。AIで自動的に画像や動画をタグ付けする機能の他、サムネイル画像からのビジュアル検索、グループ検索と全文検索をかけつつのレコメンド機能等で大量のデジタル資産からの高速検索を実現。

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Nuxeo Content Plaform(Nuxeo社)

Nuxeo Content Plaform

(出所:Nuxeo Content Plaform公式Webサイト)

3Dや360ºのアセットも含めてあらゆるコンテンツタイプを一気にアップロードできる、オープンソースのデジタルアセット管理システム。バルクアップロード、ホットフォルダ、APIアップロードの機能を備えている。通知やファイル変換などの管理タスクを自動化することで業務効率化にも役立つ。特に、詳細なワークフロー設定が可能で、あらゆるイベントに基づいてアセット変更やシステムイベントをトリガーして、アセットや製品はもちろん、写真撮影や配信ルールまで、あらゆるオブジェクトに設定することができる。

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まとめ

デジタルデータやコンテンツの社内外での共有に役立つ、デジタルアセット管理システムの必要性、導入効果、活用のポイント、おすすめサービスなどをご紹介しました。保管場所として既存のオンラインストレージではなく、デジタルアセット管理システムを選ぶことで、データは企業の資産として安心して管理することが可能になります。

ご紹介したサービスの中でも、使いやすさやシンプルさにこだわったものもあれば、多機能なものもあり、コストも大きく変わってきます。自社にとってどのようなシステムが望ましいかを考えた上で選び、デジタル資産管理をシステムに任せてしまうことこそが、これからますますデジタルデータの大容量化や多様化が進む社会における、企業の成功への近道です。

 

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インタビューはこちら。

CIERTO(シエルト)|インタビュー掲載

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