最終更新日:2022-12-26
社内や取引先などの連絡先を、逐一スマホのアドレス帳に登録するのに手間がかかる、異動時などは特に大変、とお困りの方へ。Web電話帳のメリットや活用場面、おすすめのサービスなどをご紹介します。
Web電話帳とは、クラウド上に登録した連絡先を複数で共有・管理することができるサービスです。法人向けのWeb電話帳は、組織で利用するための便利な機能を備えており、共有用のアドレス帳と個人のアドレス帳を混在させることなく、共有の範囲を全社なのか、チーム内なのか、細かく設定でき、情報を常に最新の状態に保つことが可能です。
中には、OCRで読み取った名刺情報を読み込める、名刺管理サービスや、スマホのデバイス管理（MDM）サービスと一体となったものもあり、登録作業などの手間の削減やセキュリティの強化にも役立ちます。
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Web電話帳が便利そうなことが分かりましたが、実際に企業で導入した場合、どのように業務が変わるのでしょうか。Web電話帳導入のメリットを3点ご紹介します。
Web電話帳を企業で導入することでの一番のメリットは、連絡先情報をクラウドに集約するため、電話帳を各自がメンテナンスする必要がなくなることです。
まず、社内においては、異動・変更・入社があった際にいちいち登録を変更・追加するのは手間ですし、それが組織の大規模改変などであればなおさらです。また、例えば〇〇グループが〇〇室になった、といった小さな変更の場合はついつい変更を怠ってしまうこともあるでしょう。Web電話帳を利用すると、クラウド上のデータを簡単に一度変更するだけで済みますので、変更・登録の手間がなくなり、最近入社したあの人の連絡先が分からない、といったトラブルもなくなります。
社外との連絡においても、共有が簡単になるため、例えば営業1課がやり取りをしているA社に営業2課がコンタクトを取りたい、といった場合もスムーズになります。
自社内のデータの更新管理は誰が行うのか、例えば人事担当者か、該当部署の担当者なのか、それとも全て各自でやる、といったルールにするのか、組織によって一番スムーズなやり方をあらかじめ決めておくことが大切です。各自に任せるのはクラウドならではで楽ですが、ある程度の規模であれば、異動の度に人事担当者が責任をもってまとめて管理・更新し、ツリー表示機能を生かして、単なる電話帳というよりも信頼できる自社の組織図として、常に最新版に更新しておくのがスムーズです。社外の連絡先情報は、情報を得た人が常に追加・更新しておくのがよいでしょう。忙しい営業マンがたくさん名刺をもらった際でも名刺情報をOCRで読み取って登録できるなど、手間なく登録できる機能が有効です。
Web電話帳を利用することで、受電時に誰がかけてきたのかが分かるといった点もメリットとして挙げられます。端末とクラウドサーバーが定期的に同期を行うため、着信や履歴の発信者名を確認できるからです。
電話に出る際に瞬間的に分かって心の準備において便利、というだけでなく、不在着信時にもこの機能が活きてきます。オフィスの固定電話でなく、クラウドPBXを利用してスマホを内線として利用している場合も想定するとよいでしょう。
例えば内線でかかってきたときに出られなかった場合、オフィスでは周りの人が代わりに出て「〇〇さんからお電話がありました。折り返しお願いします」とメモを残したり、かけた相手が「お話ししたいことがあるので折り返し電話ください」とメールしたりする必要がありました。しかしWeb電話帳を利用して着信情報を表示されることで、不在着信の相手が分かるため、メモやメールを残さなくても誰に折り返しするかが分かるようになるのです。ささいなことのように思えますが、働き方改革、働き方の多様性を進めていくためには、メモやメールでの無駄な時間や手間を減らすことの積み重ね、そして自宅や外出先、シェアオフィスなど、どこからでもオフィスと同じようにスムーズに業務が進められる工夫が必要となってきます。そのためにはこうしたちょっとしたテクニックが活きてくると言えます。
メリットの3つ目として挙げられる「情報漏えいリスクの低減」は、企業によってはWeb電話帳導入の最大のメリットになるかもしれません。電話帳に登録している〝社名“は大切な取引先情報であり、〝連絡先”はこれまた重要な個人情報です。スマホの端末自体に連絡先を登録している場合、スマホを紛失してしまうとすぐに情報漏えいとなるリスクがありますが、Web電話帳の場合は端末自体には情報を残していないので、アクセス制限をかけてしまえば情報漏えいとはなりません。不正なアクセスを防止するために、アカウントロック、アクセス制限、IPアドレス制限、ユーザー権限の設定ができるため、事故時のセキュリティーも安心です。
Web電話帳を導入すると、連絡先管理の利便性の面でも、情報漏えいリスク回避の面でもメリットがあることが分かりましたが、実際の活用場面、そして注意点を想定しておきましょう。
誰にどのような手段で連絡をとるべきかが分かるようになるため、ピンポイントで連絡がとれるようになります。かつては電話のみでしたが、今は電話、メールの他、チャット（Slack、Microsoft Teams、LINE WORKS等）、Web会議（Skype、Zoom等）など、コミュニケーション手段が多様化しています。
多様化は便利な反面、例えば、ある人に連絡しようとした際に、メールがよいのか、チャットがよいのか、チャットの場合はTeamsなのかSlackなのか、アカウント名は何なのか、といった手間の発生にもつながります。Web電話帳を利用することで、連絡をとりたい相手はどの手段で連絡がとれるかがわかりますし、そこにアカウント名も記載されているため、連絡に迷うことがなくなります。さらに、チャットツールと連携したWeb電話帳を利用することで、Skypeのようなツール名を選択すると、自動的にSkypeが立ち上がって連絡が取れるようになる、といった使い方も可能です。
Web電話帳の名刺管理機能を利用すれば、名刺管理サービスを使わずとも、名刺を企業の資産として適切に共有することが可能になります。
あとで便利だと分かっていても、大量の名刺情報を一つ一つ登録するのは手間となり、ついつい溜めてしまうと大変です。簡単に登録できる機能を持つサービスを選ぶべきです。一般的に一番便利な機能は、標準搭載されている無料のOCRを使い、文字情報を読み取って自動入力する機能です。有料オプションで撮影した名刺画像に沿ってオペレータが入力するサービスもあるため、職種柄、OCRに不向きのデザイン性の高い名刺を多く受け取る人には向いています。
他にも管理に便利な機能としては、名寄せ機能（同じ情報が複数あるかどうか、メールアドレスから判断し、複数見つかった場合は登録日が最新の情報に更新する）や、会社情報機能（取り込んだ会社情報からグルーピングし一覧表示できる）も有効です。
なお、既に名刺管理サービスを利用している場合は、名刺管理サービスと連携してデータを同期できるWeb電話帳を選べば入力の手間を省けますし、入力された名刺データを組織ツリー表示で参照もできます。
Web電話帳は電話に限らず、連絡帳としても名刺管理サービスとしても利用可能ですが、スマホの他のアプリと合わせて横断的に利用できます。例えば、登録されている住所をタップすると自動で地図アプリが立ちあがり、同様にメールアドレスであればメーラーが、電話番号からSMSアプリが、SkypeアカウントであればSkypeアプリ、が起動する、といった具合です。ささいなことかもしれませんが、移動中やちょっとした隙間時間にさっと連絡を取るためには、こうして少しでも工数を減らすことが効いてきます。
Microsoft 365やBoxなどの他サービスとの連携によって、連携先サービス内の資料を検索したり、スケジュールを表示したりすることができます。また、CRMのSalesforceとやマーケティングオートメーションツールのPardotと連携して社内の誰がいつ名刺交換をしたかを履歴で確認してお礼メールを送る、キャンペーンと連携して自動でメールを送信する、といった利用も可能です。
また、Wi-Fiやビーコンを利用して位置情報を測位して、フリーアドレスでも会議中でも誰がどこにいるのか確認できるオプション機能を備えるサービスもあります。ある程度規模の大きなオフィスの場合、人を探す手間と時間を削減するのに役立ちます。
これまでご紹介したように、様々なメリットのあるWeb電話帳ですが、アプリ内のチャット機能と別の社内用チャットを併用する際には注意が必要です。複数のチャットツールを併用すると、自分がどのツールでやり取りしていたのかわからなくなってしまうなど、必要な情報を探しづらくなるリスクがあります。
Web電話帳に元々備わっている機能だからといって無理に利用する必要はありません。既存の社内チャットで十分な場合は、そもそもチャット機能が付いていないサービスやオプションで用意されているサービスを、Web電話帳導入と同時に社内チャットも整備したい場合には、チャット機能に強みのあるサービスを選ぶとよいでしょう。
チャット機能は基本的にはどのサービスも同様ですが、自分の位置情報を知らせることができるロケーション機能や、ファイルや動画、ボイスメッセージを送信できる機能などを持つサービスなら、コミュニケーションの幅が広がります。
ここまでWeb電話帳をご紹介してきましたが、無料で利用する方法はあるのでしょうか。基本的にはアプリですので、無料の電話帳アプリを利用する、という手はあります。
企業規模が大きくなく、数名で同じ情報を共有する程度、複雑な閲覧制限は不要、ということであれば、GmailでのGoogleコンタクト（Google連絡先）でアクセス権を付与するという形で共有ができます。CSV形式でのインポート、エクスポートも可能ですので、最低限の電話帳としては使えます。
しかし、法人として大切な取引先情報と個人情報を預けるのであれば信頼できる法人向けの有料サービスを選んだ方が、個人情報の保護というセキュリティー面で安心です。せっかく利用していたのに、ある日いきなりサービス停止してしまった、預けてあった情報が外部に流出してしまった、といったトラブルがあれば大問題です。
スムーズなコミュニケーションに役立つ、おすすめのWeb電話帳をご紹介します。
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（出所：PHONE APPLI PEOPLE公式Webサイト）
社員とお客様の名刺管理と電話帳を簡単に一元化できるクラウド型Web電話帳アプリ。名前・部署・キーワードから社員を検索して連絡、お客様は名刺情報を検索して連絡することが可能。会社・部署・グループごとにツリー表示ができ、組織検索にも有効。名刺管理においては、標準搭載されたOCRによりスマホで撮影して読み取りできる他、スキャナ、一部メーカーの複合機からの読み取りにも対応しており、有料オプションでのオペレータ入力もあり。名刺管理システムのSansanとの連携も。Office365、LINE WORKS、Box、Skype等各種サービスとの連携あり。チャット機能はオプション。
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（出所：SMARTアドレス帳公式Webサイト）
連絡先管理機能に特化したWeb電話帳アプリ。部署やグループごとに閲覧権限を設定するなど、管理者機能に強み。データの登録・更新はCSVで一括管理。端末とクラウドが定期的に同期を行うため、着信や履歴の発信者名の確認・表示が可能。アカウントロック、アクセス制限IPアドレス制限、ユーザー権限の設定等で不正アクセス防止。
BYODやリモートワーク、フリーアドレスの利用などが増え、多くの企業で導入されているWeb電話帳。今回は、そのメリットや活用場面、おすすめのサービスなどをご紹介しました。大規模な投資の必要がなく、月々の利用料だけで利用が可能。働き方改革の推進や情報漏えい防止の対策としても活用できます。是非、本記事の内容を参考に、Web電話帳の導入を検討してみてください。
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PHONE APPLI PEOPLE（旧：連絡とれるくん）｜インタビュー掲載
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