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メール配信サービスの仕組みとは?届かないのはなぜ?図解でご紹介

メール配信サービスの仕組みとは?届かないのはなぜ?図解でご紹介

2019.05.13

メルマガ配信において必須と言われているメール配信サービスはなぜ必要なのか、どのような仕組みなのかについてご紹介します。特に、メルマガで配信したけれど迷惑メールと認定されて、メールを見てもらえなかったという例はよく起きがちです。その発生理由や対応策を見ていきましょう。

目次

 

メール配信サービスとは?

メール配信サービスとは、メルマガやお知らせ等を一度に多くの宛先に大量に送信する際に、安全に、確実に、手間をかけずに送信するために利用します。メールソフトにおける一通ごとの配信設定やメーリングリストでの運用では限界という場合に幅広く利用されています。

普及しているクラウド型のメール配信サービスには、メール文面作成機能、宛先管理機能、配信スケジュール管理機能、メール配信結果測定機能等、メールの作成、配信から効果測定まで必要な機能が一通り用意されていますので、次項でご紹介するメリットを感じるようであればぜひ利用してみましょう。

 

メール配信サービスが必要な理由とメリット

配信する宛先がごく少数であれば、メールソフトでBCCを使って送付することもできますが、多数の宛先に一度で送ろうとするとメールサーバーの処理に時間がかかる可能性やスパムメールと判定される可能性がありますし、何度も送付しているうちに、間違えてBCCでなくCCCで送付してしまう可能性等も高まります。

また、宛先ごとにメール文面を変える場合やトランザクションメールやステップメール等で定期的にメールを配信する場合は、その都度手作業でメール配信しようとすると大変な手間になります。

このような点も含めて、メール配信サービスを導入した場合のメリットを整理します。

メールの到達の観点

  • メールが届くようになる(不達が減る)
  • メールが見てもらえるようになる(迷惑メールに分類されることが減る)
  • どれだけ届いたのか、不達はなぜ届かなかったのかが把握できるようになる

作業効率の観点

  • 宛先に合わせて文面を変えるOne to Oneメール(カスタマイズメール)が手間なくできる
  • トランザクションメール(例:ユーザーがサービスに登録した際の御礼メール)やステップメール(ユーザーの状況に合わせて間隔を空けて送信)の送信が手間なくできる
  • 配信予定がどの時間帯でも大丈夫(例:夜間や休日でも送付できる)

セキュリティの観点

  • メールアドレスの情報流出懸念が減る(BCCの利用ミスという心配がなくなる)
  • カスタマイズメールの作成時の作業ミスが減る(例:宛先と文面が異なる事態の回避)

効果測定の観点

  • メールの開封率がわかる
  • メール文面のうち、クリックされたURLがわかる(誰がどのコンテンツに関心を持つのかわかる)

 

メール配信サービスの仕組み

前項でご紹介したメール配信サービスのメリットを実現するための仕組みについて、特に「メールの到達の観点」を中心にご紹介します。

と言いますのは、メルマガ等を配信したい企業にとって配信による効果を大きく左右するのが「メールを見てもらえたか」です。ただメールを配信しただけでは、配信を拒否されて届かなかった、迷惑メールに分類されて全く開封してもらえなかったという事態になりがちです。近年は迷惑メール対策が特に強化されていますので、迷惑メールと判定されずに送信することが重要です。

そのような中、メール配信サービスはどのような仕組みでサービスを提供しているのか以下の概念図をもとにご紹介します。
(シンプルな概念を優先して、技術的正確性を担保した図でない旨はご了承ください)

メール配信サービスの仕組み_図解

まず、メールの作成や配信の手間を軽減するために、メール文面の作成・編集機能や、宛先リストの管理機能や配信スケジュールの管理機能が用意されています。ここではHTMLや画像形式のメール作成はもちろん、クリックの効果測定用のURL設定や条件ごとの配信設定が行えます。

迷惑メールに分類されずに配信するためには、「①ISP事業者(インターネット接続事業者)からの確認」対応や、「②受信側メールサーバーからの確認」対応が必要になります。
(厳密には、①と②だけでなく、受信者のメール受信ソフト(メーラー)でもチェックが行われますが、ここでは割愛します)

 

①ISP事業者のレピュテーション・チェック

ISP事業者から迷惑メールと判定されないためには、メール配信者の信頼性(レピュテーション)が必要です。このレピュテーション確認では、突然大量のメールを配信していないか(定期的に配信している組織か)、ISP事業者が受け取れる量なのか、届く相手に送信しているか(古いメールアドレスで不達にならないか(バウンスしないか))等を確認します。

この際、ISP事業者は送信者のドメインだけでなく、送信側のメール配信サーバーのIPアドレスを確認します。IPアドレスは、初めて使った、あるいは突然大量のメールを配信したアドレスではなく、届く相手に対して定期的に一定量のメールを配信しているサーバーである方が、信頼してメールを配信してくれる可能性が高まります。

その他、ブラックリスト管理も行っていますので、過去に迷惑メール配信者と認定された場合は、メール配信を拒否されてしまいます。

②受信側(メールサーバー)のチェック

メール内容の確認(例:明らかな宣伝広告でないか、危害を含む内容がないか)に加えて、送信者の信頼性を確認します。具体的には、なりすましのメール受信を防ぐために、送信者の正しさを確認するSPF(Sender Policy Framework:DNSを利用した送信者のドメイン確認)やDKIM(DomainKeys Identified Mail:電子証明を利用したドメイン確認)等の送信ドメイン認証を行います。

 

メール配信サービスは、これらチェックに適合してメールを確実に配信するための仕組みとして、例えば、不達メールの把握や要因調査、送信量の調整、送信ドメイン認証対応等への対応を行っています。

 

まとめ

メルマガやお知らせメールを配信する側にとって、セキュリティの次に大事なのはメールの確実な配信です。メールを配信するだけなら簡単ですが、一度迷惑メールやスパム事業者と認定されると次から送るメールは全て同様に判定されて、いつまで経っても宛先に届かないメールになってしまいます。それに届いたとしても迷惑メールに振り分けるメールだと視認されないどころか、見てもらえたとしても受信者にとっては信頼性の低い送り方をしてしまったのだなと思われてしまう可能性があります。

数多くのメール配信サービスが存在していますが、大量のメールを確実に送信するための仕組みの充実度は異なりますので、大量のメールの配信速度やメール作成のための便利な機能だけでなく、確実に配信するための機能についても重視してメール配信サービスの利用をご検討ください。

作り手の生の声が聞けるインタビューはこちら。

メール配信システム「SPIRAL®」|インタビュー掲載

メール配信システム「SPIRAL®」|インタビュー掲載

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