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鈴与の契約書管理システム|インタビュー掲載

鈴与の契約書管理システム|インタビュー掲載

契約書の一元管理・期日管理の他、電子契約締結や契約書作成・リーガルチェックなども備えた契約書管理システム。スキャニング・台帳作成・原本管理などアウトソーシングサービスあり。

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サービス概要

鈴与の契約書管理システムは、Web上で、契約書情報やPDF等のデータを登録・保存・管理し、必要な時に必要な情報を検索・閲覧できます。
紙の契約書の原本やPDFデータだけでなく、電子契約により締結された契約書や契約検討時に必要なナレッジを含めた契約業務に関するすべての情報の一元管理を実現することができます。

  • 自動連携で、契約書の作成から締結後までの契約管理が可能
  • 紙の契約書と電子契約を一元管理社外からでも情報にアクセスできるためテレワーク推進につながる
  • 契約書以外にも、様々な文書を管理することができる
  • スキャニング/台帳作成/原本の保管などのアウトソーシングも可能

作成・締結・管理

 

主なポイント

  • 紙の契約書、電子契約を一元管理でテレワークを促進

紙の契約書の原本、PDFデータだけでなく、電子契約により締結された契約書や契約検討時に必要なナレッジを含め、契約業務に関するすべての情報を一元管理できます。これにより、契約書の作成から締結後までの契約書の管理を一気通貫で行うことができます。

  • 更新期限をお知らせメールで通知

契約書の期日が近づくとメールで通知しますので、契約の継続・失効管理の漏れを防止します。メールの送信先アドレス、送信回数(最大2回)、送信日を契約書1件ごとに、設定することが可能です。契約書更新のものは、自動的に日付が更新処理されるようになっています。

  • 電子契約・契約書作成・リーガルチェックなども利用可能

電子契約は、弁護士ドットコム社の「クラウドサイン」、セイコーソリューションズ社の「かんたん電子契約」と連携し、「当事者署名」「立会人方式」の両方に対応可能。
契約書作成・リーガルチェックに関しても、日本法務システム研究所社のAI搭載オンラインエディタ「LAWGUE」と連携。契約書締結時の様々なナレッジ情報もまとめて管理できます。

  • システムにインポートするデータを作成するアウトソーシングも可能

台帳データ作成、スキャニング、原本の保管、書類差込、原本の廃棄など、契約締結後の管理作業を一括でアウトソーシングすることも可能です。既に利用するシステムがある場合、連携についてご相談ください。
システム導入に当たっては、課題や要望をヒアリングの上、導入後の運用や業務フローを見据えて、 アウトソーシングを含めてお客様にあった利用法を提案・サポートしていきます。

 

インタビュー

システムだけでなく、一社一社のお客様に合わせた利用方法をご提案。その後の運用がスムーズなので高い継続率を実現

鈴与株式会社 データソリューション事業部 部長 原 健二様

鈴与株式会社 データソリューション事業部 部長 原 健二様

―「鈴与の契約書管理システム」は、どのようなサービスでしょうか?

Web上で、契約書情報やPDF等のデータを登録・保存・管理し、必要に応じて検索・閲覧できるシステムです。弊社はこれに加えて、台帳データ作成・スキャニング・原本の保管・書類差込・原本の廃棄など、契約書の作成から締結、保管までの全工程をアウトソーシングできるオプションのサービスも提供しています。

弊社はもともと物流会社で、倉庫業の一環として書類を預かるサービスを30年近くやってきました。銀行や保険会社などの金融機関が所有する膨大な書類を預かるところから始まり、次第に預かっている書類を「取り出したい・廃棄したい」といった依頼が出てくるようになり、データ化してほしいという要望も増えてきたんです。

それがアナログな倉庫業からデジタルのサービスに転換する契機となり、契約書に関するサービスに特化してシステムを組み上げていきました。契約書を預かって管理するシステムをご提供してから、付随して必要になる関連機能を追加して現在に至っています。サービスのリリース自体は2010年頃です。

―契約書管理の依頼が多くなった背景には、どのような事情があるのでしょうか?

契約書は、会社法関連の契約書なら10年、経理関連の契約書なら7年と、長期間の保存期間が定められています。そのため、調査などで過去の契約書を探す際に労力が掛かりますし、紛失などのリスクが生じてトラブルにもなりかねません。こうした事情を背景にデータベース化したいというニーズが増えていきました。弊社のような企業にアウトソーシングすれば労力の削減とリスク低減の両方を実現できると考えてお声掛けくださるお客様が多いです。

―10年以上前と業界でも早い段階からの開発ですが、開発や提供していくにあたって苦労された点はありますか?

まず、契約書に関してはインデックス(索引)を付けることに苦労しました。もともと番号管理している書類はよいのですが、大抵の契約書は番号が振られていません。そのため、契約書を探す際には「どの取引先と、いつ結んだのか」「どういう内容のものか」を確認する必要があります。

また、契約書の期日管理も大切です。たとえば12月末までの契約で、3ヶ月前までに検討しないと自動更新になるという場合は、「3ヶ月前」という日付もデータで管理しておかなければいけません。こうした諸々の管理のためには契約書を読み解く作業が必要なので、その点は弊社も苦労しながら現場の体制を整えてきました。

現在ではそれが強みにもなっていて、単にシステムで契約書管理をするだけでなく、独自のノウハウと優秀な担当者により、過去のデータを取り入れる作業もスムーズにできます。契約数が膨大な場合は1万件を超えるケースもあり、すべてを整理してデータベース化するのが難しいとされるなか、弊社では膨大な量でも対応できるようにしています。

―過去の契約書の入力支援までしているのですね。

はい。入力支援も書類の保管とデータ作成をセットでご提供できます。過去の情報がセットアップされていないとシステム自体を入れる意味がありません。お客様の手間を最小限に抑えられるよう、過去のデータの取り込みからその後の管理まで、契約書業務全体を支援しております。

―過去のデータを取り込む際にこだわっていることはありますか?

ページの抜け漏れがあってはいけませんし、見づらい画像があってもいけないので、画像チェックもしながら正しい情報を作るということを大切にしています。競合他社の場合はこの作業を別の提携先に委託しているケースも多いですが、弊社は自社のセンター内で行っておりますので、セキュアな状態を保って処理できます。

また、データ作成時にはお客様のご要望や環境に合わせた提案をするように心掛けています。どうやって契約情報を使うのか、契約書をこれまでどうファイリングしてきたのかなどはお客様ごとに異なります。また、管理番号で管理している場合や取引先の企業別に整理している場合など、まとめ方もお客様によって違います。

そのため、お客様の書庫まで行ってファイリングの状態を確認したり、過去の契約書を探す時には何を頼りに探すのかを聞いたりしながら、ご要望に合わせて最適なご提案をしています。なかにはデータの整理だけをして弊社のシステムとは違うシステムを使いたいというお客様もいますので、そうしたニーズにも柔軟に対応しています。

―どのようなお客様のご利用が多いのでしょうか?

コンテンツやライセンスを扱うお客様などは、契約書の数が多くて管理も難しいため相性が特によいのですが、実際は歴史の長い大手企業様から急成長中の新興企業様まで、業界・業種問わず、様々な企業様にご利用いただいています。

―新興企業の場合はどういった目的での導入が多いですか?

「将来的に事業規模が拡大した場合に備えて」という目的もありますが、「まさに今拡大しているので管理部門に人員や予算を割かずに事業部門に集中したいから」という目的も多いです。間接部門も安心して任せられるところに委託してしまおうということで弊社を頼るイメージですね。

―「鈴与の契約書管理システム」が選ばれる理由はどこにあると思いますか?

信頼感や導入までの丁寧さかと思います。お客様は何をどうしたらよいか整理しきれておらず、外部の会社にどこまでお願いできるか、どんなシステムがあるのかをご存じない場合も多いです。そのため、弊社はまずお客様の悩みを紐解いていくことから始めて、コンサルティングのような形で提案をしながら進めていきます。課題感はあるものの解決策が見えないというお客様などはその点に価値を感じやすいかと思います。

また、お客様の状況に合わせて対応できる柔軟性も強みです。クラウドサインといった電子契約サービスとの連携や、LAWGUEというリーガルチェックが可能な仕組みとの連携などもありますので、契約書作成から締結・管理までを一気通貫に行えます。その中からお客様が現状必要としている部分のみを切り出してご提案することもできるため、困っているところにピンポイントでご提案できる使い勝手の良さも魅力になっていると思います。

―機能面やオプションなどで好評なものはありますか?

「オンデマンド電子化」は特にご好評いただいております。セットアップ時にすべての契約書をスキャニングしても、実際の業務で見返すものはその中のわずか一部です。「オンデマンド電子化」サービスでは、データ作成は後回しにして、ご要望をいただいた契約書だけをその都度スキャニング・アップロードするため、使わない大量の契約書をわざわざ電子化する必要がありません。

―導入時やカスタマーサクセスのサポートについて教えてください。

お客様の課題を着実に解決できるよう、導入時に細かな要件を確認し、テストデータで擦り合わせを繰り返しながら丁寧にセットアップをしています。直近ではカスタマーサクセス専用のチームを作り、組織的に対応できるよう、更にサポートを強化しました。

契約書のサービスでは過去のデータのセットアップと並行して、新しい契約書をどう運用するのかも含めた業務フローを構築しなくてはなりません。そのため書類のマネジメント全体を考えて、お客様が重視しているポイントに合わせた提案をしています。たとえば、契約書を締結すると甲乙間で2通書類を作成して取引先に送ることになりますが、書類が戻ってこないケースもありますよね。そこで送付前に一度データを作り、返送されてきたらステータスを変えるなど、実用性を考えて具体的な運用まで踏み込んだご提案をしています。

システム自体は複雑な仕組みではなく、一通り弊社で説明させていただいた後はスムーズに運用が進むので、サービスの継続率が非常に高いです。組織規模によっては説明会なども行って使い方を伝えています。

―導入後の反響はいかがでしょうか?

総務部門や法務部門など、事務負担が大きい部署の方からは特に良い評価をいただいています。常に色々な部署から契約書関連の問い合わせがあったり、コピーを送付してほしいと言われたりするのに、その大変さが周囲にはあまり知られていません。契約書管理は多くの担当者にとって、片手間で行う作業ですが、その割に負荷が大きいものなのです。

しかし、ただでさえ人手不足が問題視される昨今、社内問い合わせに対応するために人を増やすということも現実的ではありません。契約管理アウトソーシングを導入すると、営業担当の方でも自由にシステムにアクセスして契約書を確認できる状態になるため、事務担当者の負担が大幅に減ります。その結果、事務担当者の方が本来やるべき業務に集中できる環境が整うのです。

―今後、注力していきたいことについて教えてください。

現在、契約書管理システムとして様々なサービスが登場しています。しかし、扱いが難しいものも少なくありません。また、電子契約一つとっても多様なソリューションがあるため、データベースが分散されて契約が散在してしまい、管理が難しくなりがちです。そうしたサービスが混在する中で生じる不便さを解消して、お客様の負担軽減につながるよう、今後もサービスの更なるブラッシュアップを進めていきたいです。

こちらのインタビューは2021年10月に公開しており、記載されている情報が異なる場合がございます。

 

料金

  • 月額28,000円~
    初期費用は別途見積

 

会社概要

会社名 鈴与株式会社
代表者名 鈴木健一郎
資本金 10億円
所在地 〒105-0011 東京都港区芝公園1-2-12 鈴与東京ビル

 

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