最終更新日:2023-11-17
テレワーク中の従業員の勤務状況をしっかり把握したい、従業員がより効率的に働けるようにしたいとお考えの方へ、テレワーク管理ツールのメリットや主な機能、おすすめのサービスなどをご紹介します。
テレワーク管理ツールとは、テレワーク中の従業員がどのような働き方をしているのかを把握したり、業務に関するデータを収集・分析し、業務全体を管理することで、組織や業務に改善すべき点がないかを把握したりするためのツールです。様々なツールが存在しますが、大きく分けると以下の3つに分類できます。
本記事では、PCでの操作記録を、PC内にインストールしたソフトウェアを介して収集しサーバーにそのログを蓄積することで、業務実態を把握・分析することができるツールを中心にご紹介します。
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テレワーク中の従業員の稼働時間であれば、勤怠管理システムでの打刻入力やPCのログイン・ログオフ記録などから、業務の内容については、従業員から提出される日報や週報、メール・チャットのやり取りなどから、大まかには把握することが可能です。
しかし、それだけでは「申告した勤務時間と実際の勤務時間に乖離がないか」「残業時間は適正な範囲を超えてないか」といった実態の部分までを把握することは困難です。
また、業務内容においても「勤務時間内にしっかり業務に取り組んでいるか」「効率的に業務を行えているか」あるいは「行き詰まって困っていることはないか」など、従業員それぞれの状況まではなかなか把握することができません。
テレワーク管理ツールを利用することで、テレワーク時の従業員一人ひとりの働きぶりを可視化し、現状と課題をしっかりと把握することが可能に。更に、業務や組織の改善・生産性向上に役立てることができるため、多くの企業で導入が進んでいます。
テレワーク管理ツール導入のメリットを「監視・管理目的」と「業務改善目的」に分け、6点ご紹介します。
従業員の勤務状況を監視・管理する目的で導入する場合は、以下のような3つのメリットが期待できます。
テレワーク管理ツールを導入すれば、テレワーク中でも規定の勤務時間にしっかりと業務を行っているかを確認できます。
WordやExcel、Webブラウザ、メールソフト、チャットなどのアプリケーションの利用状況を簡単に可視化して分析できる機能を搭載。PCに向かってはいても、「全然手を動かしている様子がない」「社内チャットやネットサーフィンばかりしている」など、注意が必要な従業員を把握することができます。
また、監視の目的以外にも、「効率よく業務を進められているか」「どの業務にどれくらいの時間を充てているのか」など、従業員それぞれの状況を把握する目的での利用も可能です。必要に応じて、困っていそうな従業員をフォローしたり、業務量を調整したりといった改善策を講じることができます。
各従業員がモチベーション高く働けているか、良好なコンディションで業務に向き合えているかを把握できることもメリットの1つです。従業員のコンディションを知るには、結果やパフォーマンスだけでなく、そこに至るプロセスや日々の働き方といった部分に目を向ける必要があります。
たとえば、「従来に比べて業務スピードが上がり、より多くの業務をこなせるようになっている」、「新規プロジェクトに積極的に参加している」といったような場合は、おそらくモチベーション高く働けている可能性が高いと判断できます。一方で、「かつては積極的に色々なことにチャレンジしていたが、最近は与えられた業務をこなすだけになっている」、「突然、業務量や業務スピードが落ちてきた」などの場合には、モチベーションが低下している可能性が考えられるため、注意が必要です。
テレワーク管理ツールで業務を可視化することで、何か不安や悩みを抱えているのではないか、退職につながってしまうような要因が潜んでいるのではないかということを兆候段階から気付くことができるようになります。
テレワークの場合、監視の目がないため、働こうと思えば何時間でも働けてしまうため、決められている残業時間の上限を超過してしまう危険性があります。さらに、勤怠管理システム上では適度な時間で退勤を記録して、実際にはその後も業務を続けるといった「隠れ残業」が常態化しているようなケースもあります。
テレワーク管理ツールを利用すれば、各従業員が自己申告した勤怠記録だけでなく、客観性のあるデータで実態を把握することができるため、36協定順守の徹底・コンプライアンスの強化にもつながります。
会社全体の業務改善という点では、以下3つのメリットが考えられます。
テレワーク管理ツールの導入により、各従業員の業務内容を可視化できるため、成果だけでなくプロセスや業務に取り組む姿勢などが見え、しっかりとした人事評価ができるようになります。「遅くまで仕事をしている」、「目立った活躍をしている」といったわかりやすい結果の部分だけでなく、日々のプロセスという指標が加わることで、より正確に働きぶりを評価することができます。
たとえば、「いつも定時で上がっているが、短時間で数多くの業務をしっかりこなしている」といった場合には、「効率よく業務を進められるパフォーマンスの高い人」と正しく判断ができるようになります。
定型業務に関しては、これまでと比較して、同じ業務にかかる時間をどれくらい減らすことができたのかをデータで見ることができるようになります。また、チーム全体で業務量や勤務時間にばらつきがある場合には、業務分担を見直し、その結果を把握することでより効率的なチーム運営を模索できます。
テレワーク管理ツールによる各従業員の業務内容・勤務状況の把握は、経営の意思決定の質向上にも役立ちます。
たとえば、これまで手作業で行っていた業務をシステム化する場合、「適切な費用対効果が得られるか」を算出して判断しなければなりません。その際、業務データを用いれば、「どこに工数がかかっているのか」といった具体的な課題を抽出できるため、あいまいな見積もりや導入目的のズレを避けることができます。作業時間や作業内訳について従業員にヒアリングしたり、内容を整理したりする時間や手間を省けるのもメリットです。
中には、「みえるクラウドログ」や「TimeCrowd」のように、案件ごとにかかるコストや作業内容を可視化できるツールも。案件の解像度を高めることで、「どこに力を入れるべきか・コストカットを検討すべきか」が可視化できるため、業務改善や精度の高い施策策定にもつなげられます。
続いて、テレワーク管理ツールの主な機能についてご紹介します。
WordやExcel、Webブラウザ、メールソフト、チャットなどのアプリケーションの利用状況・利用時間を可視化できます。たとえば、「会議中にも関わらず、会議とは関係のないアプリケーションをずっと開いている」、「資料作成のためにPowerPointを起動してから、何時間も作業している形跡がない」など、詳細な状況を把握することが可能です。
「Qasee」のように、キーボードの押下やスクロール、タップ量を計測の上、独自指標で生産量を算出することができるツールもあります。
自分自身で業務量を振り返ることができる個人レポートのほか、管理者は各チームメンバーの勤務時間や各業務の作業時間、業務量などの比較レポートを用いてチーム内の負荷状況やバラつきを把握することができます。過去との比較はもちろん、ストレス度合いなどのチェックも可能です。
残業時間の超過や平均勤務時間が上昇傾向の場合などに、管理者や自身へのアラート通知ができます。
「MITERAS仕事可視化」は、自己申告の勤怠表とPCのオン・オフ時間を突き合わせて、大きく乖離している場合にアラートを出すことが可能。「System Support best1」のように、定時になったら強制的にPCをシャットダウンする機能を持つツールもあります。
テレワークのような遠隔の環境でもサービス残業や隠れ残業を防止し、正確な労働時間を把握して適正な労働時間の順守に役立ちます。
多くのテレワーク管理ツールが、次のような情報漏洩対策機能を備えています。
監視の目が届かないテレワーク下での管理目的で導入したい場合は、このような機能が充実していることは必須と言えるでしょう。
更に、情報漏洩の防止だけでなく、インシデントが発生した場合に備えることも大切です。たとえば、「LANSCOPE エンドポイントマネージャー オンプレミス版」は、どのようなルール違反がどのPCで何件あったのか確認できる機能や、違反操作があった場合に管理者へメール通知される機能、データ持ち出しなどの詳細を確認する機能などを搭載。「Ekran」は、PC操作を画像スライドで記録することで迅速な状況把握が可能。その他、不正行為を定期的に確認できるレポート機能なども備えています。
ここまでご紹介してきた内容を踏まえ、主なテレワーク管理ツールを各タイプに分けてご紹介します。まずは、テレワーク時を含む業務管理をメインとした、専用タイプです。
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(出所：Qasee公式Webサイト)
生産量の算出が強みの業務管理ツール。専用のアプリケーションをPCにインストールすることで、業務データを分析できる。
キーボードの押下やスクロール、タップ量を独自の指標で計測し、生産量や負荷状況を算出する。算出したデータをもとに自動で分析。分析結果はレポートとして表示され、従業員それぞれが確認できる。個人だけでなく、チームや組織全体の業務状況がデータ化されることで、採用や業務分担の見直しが容易となるため、業務改善を課題としている企業に最適。WindowsのほかMacにも対応。GoogleカレンダーやOutlookカレンダーとの連携が可能。
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(出所：MITERAS仕事可視化公式Webサイト)
人材サービス提供企業であるパーソルグループが手掛ける業務管理ツール。PCの利用開始・終了時間と自己申告された勤怠時間を突き合わせることで、勤務実態を把握。乖離がある場合はアラート通知することも可能。
また、1分ごとにPCログを取得し、ソフトウェア利用状況・キーボード打鍵回数など「PCの利用状況」から、各人の業務内容を可視化。Outlookカレンダーとの連携機能を使えば、予定と実際の仕事状況を簡単に見比べることも可能。生産性を意識した働き方とマネジメントを確立できる。テレワーク時のサービス残業や休日の隠れ残業、仕事量の偏りなどに課題を感じている場合におすすめ。
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(出所：Eye“247” Work Smart Cloud公式Webサイト)
テレワークでもオフィスワークでも「効率よく働く」ことを目指す業務可視化ツール。従業員のPC操作ログを取得して、勤務時間と作業時間の乖離や業務生産性を把握。また、情報漏えいリスクのある操作を監視・制限したり、各PCのOS・ウイルス対策ソフトの導入・更新状況を把握したり、様々な角度から分析することも可能。
USB利用の制御・アラート通知などの情報漏えい抑止のほか、印刷枚数・料金を可視化することでコスト管理にも活用できる。テレワーク下でもPCログを用いた、より正確な勤怠管理が可能（オプション）。
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（出所：Ekran公式Webサイト）
インシデント発生時の調査や内部不正の抑制に効果を発揮する業務管理ツール。海外を含めた様々な業種・業界で活用されている。最大の特長は操作ログを画像で記録できることで、専門知識がなくても「何が起きたのか」「どの操作にリスクがあったのか」を直感的に判断し、スピーディーなトラブルシューティングが実現可能。画像だけでなくテキストでも記録しており、豊富な検索項目から目的の記録をすぐに探し出せるのも強み。
その他、PCログイン時に操作が記録されていることを意識させる「ログインメッセージ機能」、アプリや端末の使用制限まで設定可能な「アラート機能」など、インシデントを未然に防ぎ、内部不正を抑止できる機能も豊富に備えている。
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（出所：みえるクラウド ログ公式Webサイト）
ログデータ・画面画像の取得で、テレワークを見える化できるPCログ管理ツール。初期設定不要で、アプリをPCにインストールするだけで簡単に導入できる。従業員ごとに作業時間や作業内容・内訳、作業量といったデータを取得し、「どんなことに時間がかかっているのか」を把握できる。残業時間が多い社員のリストアップやアラート通知機能も搭載。個人のスキルや得意分野、課題を抽出しやすくなり、従業員ごとにフィットしたマネジメントに活かせる。10分に1度画面画像を自動記録できるため、データの持ち出しや勤務中のサボりといった従業員の不正行動の早期発見や事前防止にも効果的だ。
顧客・案件ごとにログデータの取得も可能。担当社員数とコスト割合、作業内容と作業時間の内訳などを記録しているため、「何にどれくらいの個数・コストがかかっているか」を算出できる。収益向上のための施策策定や経営戦略の見直しにも役立つ。
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(出所：TimeCrowd公式Webサイト)
テレワーク時でもメンバーの業務状況をリアルタイムに把握できる工数管理ツール。ワンクリックの打刻で業務時間の記録・計測が可能。共有される項目は時間とタスクだけなので、従業員も監視感を抱くことなく業務に集中できる。収益管理機能も搭載しており、メンバーごとに時間単価を設定しておけば、プロジェクト単位での人件費を把握することも可能。過去の業務状況をレポートで振り返って分析することもできるので、作業工数の見積もり精度の向上や、ボトルネックの抽出に役立つ。
外部連携機能も充実しており、カレンダー・チャット・タスク管理ツールなどと連携してツールの移動や再入力の手間を省くことで、業務効率化を促進できる。
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(出所：ez-PCLogger公式Webサイト)
PCログオン・ログオフ情報を自動収集できるシンプルな業務可視化サービス。スリープ状態やネットワーク未接続時の情報収集も可能で、在宅ワークやシェアオフィスなどの社外勤務でも正確に客観的記録を取得できる。就業データを取り込むだけで乖離チェックも可能。指定時間以上に差がある乖離データを一覧表示できるため、突合せの手間を削減できる。
収集ログはAPIやFTPなど様々なフォーマットで出力が可能。各種勤怠システムとの連携できるだけでなく、利用中のシステムに合わせてカスタマイズにも対応し、データの一元管理化による業務効率化を支援する。
企業規模50名～6,000名まで、業種・業界を問わずに導入実績も豊富だ。
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（出所：Optimal Biz Telework公式Webサイト）
国内18万社以上が利用する端末管理サービス「Optimal Biz」の派生サービス。AIがテレワーク環境下でのマネジメントを支援してくれる。
全従業員の稼働状況を一覧で表示し、各従業員の業務時間や作業場所、アプリの稼働状況などを個別に見える化。無操作状態が長く続いている従業員を見つけた場合に、管理者へ自動で通知を送ることもできる。稼働データは、AIが総合的に分析してレポーティング。個人の働き方や生産性の見直しに役立つ。日常の業務を通じて、従業員の体調やメンタルを把握する機能も備える。
Optimal Bizと併せて導入することで、内部不正や情報漏えい対策など、万全のセキュリティ管理を実現できる。
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(出所：SKYSEA Client View公式Webサイト)
組織のIT運用管理とセキュリティ対策を両立するIT資産管理ツール。導入実績は18,000社以上。テレワークの運用を支援する業務管理機能を備える。
Google ChromeブラウザでのWeb書き込みやWebブラウザ上のOffice 365でのファイル作成、アップロードログ、Gmailログなど、Webやアプリケーション経由での各種操作ログが取得できるため、労働状況の把握・管理から不正防止まで大いに役立つ。
セキュリティ製品をはじめとする他社製品との連携により、情報セキュリティ対策やIT資産管理、システム運用、勤怠管理などをさらに強化できる点も魅力。Windowsのほか、制限はあるがMacにも対応。
(出所：System Support best1公式Webサイト)
Officeソフトのような感覚で、直感的に操作できるIT資産管理ツール。最適なIT資産管理を実現する基本機能をベースに、持ち出し端末の管理やセキュリティ強化、ログデータの活用による勤務実態の可視化など、様々なオプション機能を搭載。必要な機能のみ個別に選択できる。
ソフトウェア使用状況の集計やPC操作データの取得ができるため、業務に関係のないWebサイトを閲覧したり、ゲームやチャットを使用したりしていないか把握することが可能。作業中のムダを洗い出して是正し、業務に集中できる環境を作り上げることで、生産性の向上が目指せる。
（出所：AssetView公式Webサイト）
テレワークの生産性向上に役立つ機能を豊富に備える統合型IT運用管理ツール。必要な機能やサービスのみを必要なライセンス数だけ購入でき、コストを最小限に抑えることができる。
見やすい業務予実可視化画面が特長。2段構成で、上の段に業務予定、下の段に実績が表示される。PCの操作ログも並べて表示され、管理職は予実の差異やムダ時間について、社員の働き方を分析することで的確にフィードバックすることが可能。組織全体の業務時間や残業時間、週別のチャート、会議・来訪など業務カテゴリ別のチャートが確認できるカスタムレポートも強み。
（出所：LANSCOPE エンドポイントマネージャー オンプレミス版公式Webサイト）
IT資産管理・内部不正・外部脅威対策を統合管理することで、シンプルで効率的なITマネジメントを実現する統合型エンドポイントマネジメントツール。詳細なログ管理機能を搭載しているため、主に監視目的での利用に適している。
アプリ稼働や印刷、ファイル操作、画面閲覧など、PCの利用状況を記録。違反操作があった場合に、ユーザーに警告表示し不正操作を抑止する。さらに、リアルタイムに管理者に通知し、重大な問題を未然に防ぐ機能も備える。PCの利用状況の見える化により、残業の有無などの業務状況も把握できるため、労務管理の面でも役立つ。
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（出所：「コンレポ」シリーズ公式Webサイト）
テレワーク下における従業員の健康管理を支えるコンディションレポーティングシステム。従業員の毎日の体調・勤務状況を簡単な操作で報告・管理することができる。
アプリのインストールは不要。日々の報告は、ブラウザ上で選択式の簡単操作で入力可能。従業員に負担をかけることがないため、習慣化しやすく、高い報告率で活用できる。体調不良の報告は、自動配信メールで上司に通知されるため、緊急の場合などの迅速なフォローアップに役立つ。完全自社開発のため、導入企業のニーズや運用に合わせて、レポートの内容や入力画面をフレキシブルにカスタマイズできる点も魅力。
(出所：ジンジャー人事労務（サーベイ）公式Webサイト)
従業員のモチベーションやコンディション把握に特化したツール。アプリケーションや操作ログ管理が目的の業務管理ツールではないが、従業員同士が直接顔を合わせる機会のないテレワーク下における従業員のモチベーション管理を手軽に行いたい場合におすすめ。
アンケートを作成・定期配信し、従業員がPCやスマホからログイン不要で手軽に回答。リアルタイムの集計結果をダッシュボードで可視化してモチベーションやコンディション把握に役立てることができる。ジンジャーシリーズの他ツールと組み合わせて利用することで１つのデータベースで管理・運用できる点も魅力。
テレワークにおける各従業員の勤務状況の把握に役立つ、テレワーク管理ツールのメリットや主な機能、おすすめのサービスなどをご紹介しました。
テレワークによって従業員同士が直接顔を合わせる機会が減る中で、従業員の働きぶりを監視するといった目的に加えて、従業員一人ひとりの残業時間やコンディションの把握、さらにはチームや会社全体の業務改善にも役立てることができます。
テレワークでも従業員一人ひとりが心身ともに健康で、より効率的にモチベーション高く働けるようサポートする意味でも、テレワーク管理ツールの導入をぜひ検討してみてください。
テレワーク管理ツールをお探しの方は、こちらからサービス紹介資料をダウンロードいただけます。
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